איך עובדים עם משרד יחסי ציבור ודיגיטל
במפגשים עם לקוחות פוטנציאליים חדשים, לא אחת אנחנו שומעים חשש שחוזר על עצמו: "האם העבודה הולכת ליפול עליי"? אז כדי שדברים יהיו ברורים, הנה הכללים העיקריים לעבודה יעילה עם משרד יחסי ציבור ודיגיטל
ברכות! העסק שלכם גדל ואתם מחפשים משרד יחסי ציבור שיעזור לכם לעלות מדרגה, לחדור לתודעת הציבור ולהגיע באמצעות כך לקהלים חדשים ומגוונים. והדבר החשוב ביותר – להגדיל את המכירות וההכנסות.
זהו שלב מבורך ומרגש מאין כמותו, שתמיד כיף להיות חלק ממנו.
ואולם, במפגשים עם לקוחות פוטנציאליים חדשים, לא אחת אנחנו שומעים חשש שחוזר על עצמו: "האם העבודה הולכת ליפול עליי"?
ובכל פעם מחדש, אנו מרגיעים את הלקוחות ומסבירים איך עם משרד יחסי ציבור בצורה יעילה שתמקסם את התוצאות שלהם בתקשורת ולא תפיל עליהם רשימה של משימות שלעולם לא יגיעו אליהם.
Photo by Marvin Meyer
אז איך עובדים עם משרד יחסי ציבור ודיגיטל? כדי שהדברים יהיו ברורים, ריכזנו לכם פה את הכללים והקווים המנחים העיקריים לעבודה יעילה:
בחירת איש קשר אחד – הניסיון מלמד שמינוי איש קשר אחד שמרכז את התקשורת בין הלקוח למשרד יחסי הציבור על מחלקותיו השונות מייעל את העבודה ומאפשר הצלחה גבוהה יותר של פרויקטים. בארגונים בינוניים מנהלות השיווק, התקשורת או הדוברות, מנהלים את הקשר הזה או מישהו מטעמם. בארגונים שאין פונקציה כזאת, צריך להחליט מראש מי איש הקשר ולערוך תיאום ציפיות לגבי אופי התקשורת. כדאי לבחור את האדם שהכי קרוב לעמדת השיווק בארגון בגלל שיש לו בד״כ גישה למידע רלוונטי, נתונים, מבצעים וכו׳.
מינוי איש קשר אחד שמרכז את התקשורת בין הלקוח למשרד יחסי הציבור על מחלקותיו השונות מייעל את העבודה ומאפשר הצלחה גבוהה יותר של פרויקטים
תחקיר ולמידה – עם חתימת החוזה והיציאה לדרך משותפת, משרד יח״צ אמור וצריך להקדיש זמן מסוים להיכרות יסודית אתכם ועם המוצר, השירות או הרעיון שאתם מספקים. בנוסף, אם לא בחרתם משרד המתמחה בתחום מסוים, ייקח לאנשיו זמן להבין מי השחקנים החשובים בשוק שבו אתם פועלים, מי העיתונאים הרלוונטיים, איזה סיפורים מתאימים לאילו כלי תקשורת, מה נעשה ומה הן ההזדמנויות. היערכו ואפשרו תקופת למידה שכזו ואף נסו לסייע למשרד להכיר את הארגון על ידי תיאום ראיונות ופגישות עם ראשי המחלוקות השונות. איש תקשורת חריף יידע לזהות ולחבר את הנקודות על מנת למקסם את הופעתכם בתקשורת.
תכנית אסטרטגית לקידום בתקשורת – יציאה לתקשורת וקידום אג׳נדה, רעיון, פרויקט וכן הלאה, צריכים להיעשות תוך חשיבה ותכנון. כבר בשלב שאתם מראיינים משרדים רלוונטיים, כדאי מאוד להבין ביחד איתם למה אתם רוצים להופיע בתקשורת ואיזו סוג חשיפה תמקסם את ההשקעה והמאמץ שלכם. האם אתם רוצים לאתר קהלי יעד חדשים? האם חשוב לכם להישמע בפני מקבלי ההחלטות? האם אתם צריכים לייצר מודעות שתסייע לכם לגייס תרומות/הון? אחרי שתענו על השאלות האלה, דאגו שמשרד יחסי ציבור שבחרתם ישרטט תכנית אסטרטגית ותכנית פעולה להשגת המטרות האלה. ככה יהיה קל יותר לעקוב אחר ההישגים בסופה של תקופה ותוכלו לקבל בקלות החלטה לגבי המשך ההתקשרות.
פגישות ושיחות עבודה תקופתיות – אתם לא אמורים להיות בקשר יומיומי עם משרד יחסי הציבור שלכם ואין צורך בעדכונים יומיים על ההישגים שלהם. קידום כתבות בתקשורת לוקח זמן. ברגע שיהיה לתקציבאים מה לעדכן, הם יעדכנו. אפשר לייצר שיטות עבודה כמו עבודה על קבצים משותפים או שימוש בתוכנות מתקדמות יותר שמאפשרות לכולם לדעת איפה הדברים עומדים בכל רגע נתון. כמובן שכדאי לפתוח קבוצת ווטסאפ ייעודית לעבודה התקשורתית לשאלות קטנות ונקודתיות. יחד עם זאת, עימדו על כך שתתקיימנה שיחות עבודה טלפוניות למשל אחת לשבועיים ופגישות פנים אל פנים אחת לחודש. בשיחות הטלפוניות מתעדכנים מה נעשה ומוסיפים משימות לשבועיים הבאים. בפגישות הפיזיות, מעלים נושאים חדשים וחושבים כיצד לקדמם ומשתפים בסוגיות חשובות שכדאי שאיש התקשורת שלכם יידע ויחווה עליהם את דעתו.
למעט התחום האפור של כתיבת טורי דעה, כל עבודת התחקיר, הכתיבה, המחשבה, יצירת התוכן יכולים וצריכים להיות על משרד יחסי הציבור והדיגיטל.
יצירת התוכן, ההודעות לעיתונות, כתיבת ההצעות לתקשורת, העלאת הרעיונות ועוד – כל אלה ועוד (תלוי במשרד, בשירות ובחוזה שחתמתם) הם אחריותו של משרד יחסי הציבור. שימו לב, למעט התחום האפור של כתיבת טורי דעה, כל עבודת התחקיר, הכתיבה, המחשבה, יצירת התוכן יכולים וצריכים להיות על משרד יחסי הציבור. אם אתם שוכרים משרד שינהל לכם את הנכסים הדיגיטליים, זה אמור לכלול יצירת תוכן וניהול הנכסים, אם אתם שוכרים משרד יחסי ציבור, זה אמור לכלול תחקיר, כתיבה, עריכה וקידום מול התקשורת. אתם לא אמורים לעבוד בזה.
לסיכום, אם תדעו לבסס נהלי עבודה ברורים ויעילים, למנות את האנשים המתאימים ולהגדיר מטרות ברורות, תוכלו להרוויח וליהנות מההתקשרות עם משרד יחסי הציבור ששכרתם ולהתקדם עוד כמה צעדים בדרך להיות המותג שתמיד חלמתם להיות.